Sozialversicherung, Arbeitnehmer anmelden

• Allgemeine Informationen
• Zuständige Stelle
• Voraussetzungen
• Verfahrensablauf
• Erforderliche Unterlagen
• Frist/Dauer
• Kosten
• Rechtsgrundlage
• Freigabevermerk

Allgemeine Informationen

Meldungen des Arbeitgebers* und ihre Weiterleitung nach § 28 ff. SGB IV

Sollten Sie Arbeitnehmer einstellen, müssen Sie mit Beginn eines jeden Beschäftigungsverhältnisses die Anmeldung zur Sozialversicherung vornehmen.

Den gesetzlichen Krankenkassen (Einzugsstellen) obliegt es, den Gesamtbetrag zur Sozialversicherung einzuziehen und an die zuständigen Stellen weiterzuleiten. Das trifft auch für freiwillig kranken- und pflegeversicherte Arbeitnehmer zu.

Für geringfügig Beschäftigte übernimmt dies die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See als Träger der Rentenversicherung.

In die Sozialversicherung zahlen sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber Anteile ein.

Die Anmeldung zur Sozialversicherung umfasst:

• Krankenversicherung,
• Pflegeversicherung,
• Rentenversicherung sowie
• Arbeitslosenversicherung.

Die Anmeldung muss insbesondere für Beschäftigte erfolgen, die gesetzlich zur Kranken-, Pflege-, Rentenversicherung verpflichtet sind.

*) Um verständlich zu bleiben, beschränken wir uns auf die verallgemeinernden Personenbezeichnungen, sie beziehen sich immer auf jedes Geschlecht – d. Red.

Hinweis: Beachten Sie, dass auch geringfügig beschäftigte Mitarbeiter anzumelden sind, für die keine Beiträge zur Sozialversicherung anfallen. Das betrifft beispielsweise auch kurzfristig Beschäftigte, die höchstens zwei Monate oder 50 Arbeitstage pro Jahr für Sie arbeiten.

Zuständige Stelle

Krankenkasse (gesetzliche Krankenversicherung)

Voraussetzungen

Zertifiziertes Abrechnungsprogramm

Zur Meldung für die Sozialversicherung und zum Beitragsnachweis sind

• maschinell geführte Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme oder
• zugelassene Ausfüllhilfen vorgeschrieben.

Die Abrechnungsprogramme müssen von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) überprüft und zugelassen sein.

Elektronische Übermittlung

Als Übermittlungsweg zur Einzugsstelle dient neben der Datenfernübertragung (DFÜ) zunehmend das Internet. Die Übertragung der Daten erfolgt ausschließlich verschlüsselt.

Für die Übertragung benötigen Sie:

• die Betriebsnummer,
• einen Internet-Anschluss, eine E-Mail,
• das Programm Adobe Reader sowie
• ein Zertifikat für die verschlüsselten Datenübertragung (Beantragung im ITSG-Trust-Center) und
  zum Ausdrucken der Quittungsbelege auf der Seite "Sozialversicherung im Internet".

Gesicherter Datenaustausch mit sv-net

Um Ihnen den Einstieg in die elektronische Datenübertragung via Internet zu erleichtern, entwickelten die Krankenkassen in Zusammenarbeit mit der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) die Software sv-net (Sozialversicherung im Internet).

Achtung! Das Programm errechnet keine Entgelte oder Sozialversicherungs- und Steueranteile, es ersetzt auch keine Gehaltsabrechnungsprogramme oder Ausfüllhilfen.

Verfahrensablauf

Melden Sie den Arbeitnehmer bei der Sozialversicherung an, sobald er oder sie eine Tätigkeit in Ihrem Unternehmen aufgenommen hat.

• Bereiten Sie die Meldungen und Beitragsnachweise mit dem zugelassenen Gehaltsabrechnungsprogramm oder einer entsprechenden Ausfüllhilfe vor.
• Übermitteln Sie die Daten an die zuständige Krankenkasse per Datenfernübertragung, Internet oder E-Mail.
• Drucken Sie die Belege als Nachweis aus. Lassen Sie bitte auch Ihrem Beschäftigten einen Beleg über die Jahresmeldung für dessen Unterlagen zukommen.

Erforderliche Unterlagen

Zur Meldung bei der Sozialversicherung sind folgende Angaben nötig:

• Sozialversicherungsnummer (vom Rentenversicherungsträger vergeben),
• Daten der oder des Beschäftigen, wie Name und Anschrift,
• Grund der Abgabe (zum Beispiel Anmeldung wegen Beginn der Beschäftigung oder Beschäftigungszeiten),
• Betriebsnummer des Arbeitgebers, die Sie von der Agentur für Arbeit erhalten,
• Betriebsnummer der zuständigen Einzugsstelle/Krankenkasse,
• Angaben zu Beitragsgruppen, Art der Tätigkeit und Staatsangehörigkeit sowie
• Zertifikat für die verschlüsselte Datenübertragung.

Hat der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin noch keine Sozialversicherungsnummer, wird diese automatisch mit der erstmaligen Anmeldung zur Sozialversicherung vergeben.

Frist/Dauer

keine

Kosten

keine

Rechtsgrundlage

• §§ 28a bis 28r Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) – Meldepflicht des Arbeitgebers, Gesamtsozialversicherungsbeitrag)
• Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung, DEÜV)

Freigabevermerk

Sächsisches Staatsministerium für Soziales und Gesellschaftlichen Zusammenhalt. 22.03.2024