Amtliche Beglaubigung von Unterschriften

• Allgemeine Informationen
• Zuständige Stelle
• Voraussetzungen
• Verfahrensablauf
• Erforderliche Unterlagen
• Frist/Dauer
• Kosten
• Rechtsgrundlage
• Freigabevermerk

Allgemeine Informationen

Mit der amtlichen Beglaubigung wird bestätigt, dass Sie selbst die Unterschrift geleistet haben.

Amtlich beglaubigt werden auch Handzeichen, das heißt aus Buchstaben oder aus sonstigen Symbolen bestehende Zeichen von Personen, die nicht schreiben können.

Die amtliche Beglaubigung einer Unterschrift können die Behörden und Gerichte des Freistaates Sachsen und die Gemeinden, Verwaltungsverbände und Landkreise vornehmen, in deren jeweiligen Bereich sich Ihr Wohnort befindet. Das unterzeichnete Schriftstück muss dabei:

• zur Vorlage bei einer Behörde benötigt werden
  oder
• aufgrund einer Rechtsvorschrift bei einer sonstigen Stelle vorzulegen sein.

Außerdem sind für bestimmte Rechtsgeschäfte besondere Formen der Beglaubigung (zum Beispiel Beglaubigung durch einen Notar*) erforderlich.

Beglaubigung durch den Notar

Besonderheiten gelten für Unterschriften, die der öffentlichen Beglaubigung bedürfen. Hier wird die Erklärung schriftlich abgefasst und die Unterschrift des Erklärenden von einem Notar beglaubigt.

Das Gesetz schreibt häufig für Willenserklärungen oder Erklärungen verfahrensrechtlichen Inhalts die öffentliche Beglaubigung vor. Dazu gehören beispielsweise:

• Erklärung über den Ehenamen nach der Eheschließung (diese kann auch das Standesamt beglaubigen, bei dem die Ehe geschlossen wurde)
• Erklärung über den Geburtsnamen eines Kindes nach Beurkundung der Geburt, wenn die Eltern keinen Ehenamen führen, aber ihnen die Sorge gemeinsam zusteht
• Erklärung über die Ausschlagung einer Erbschaft, soweit sie nicht zur Niederschrift des Nachlassgerichts abgegeben wird
• Anmeldung zum Vereinsregister
• Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister

Hinweis: Die strengste Form der öffentlichen Beglaubigung ist die Beurkundung. Mit dieser wird die Echtheit des Dokumentes, also des Inhalts selbst, bezeugt.

*) Um verständlich zu bleiben, beschränken wir uns auf die verallgemeinernden Personenbezeichnungen, sie beziehen sich immer auf jedes Geschlecht – die Redaktion

Zuständige Stelle

alle Behörden und Gerichte, die für Ihren Wohnort zuständig sind

Voraussetzungen

• Das Original des Schriftstücks wurde von einer Behörde ausgestellt oder die Abschrift (beziehungsweise Kopie) wird zur Vorlage bei einer Behörde benötigt.

Verfahrensablauf

Unterschriften und Handzeichen sollen von der zuständigen Stelle in der Regel nur beglaubigt werden, wenn sie in Gegenwart des beglaubigenden Bediensteten vollzogen oder anerkannt werden. Deshalb müssen Sie persönlich das entsprechende Schriftstück vorlegen, auf dem Sie die Unterschrift leisten wollen oder auf dem Sie die Unterschrift bereits geleistet haben.

Anhand Ihres Personalausweises oder Reisepasses stellt der Mitarbeiter Ihre Identität fest. In seiner Gegenwart unterschreiben Sie das Schriftstück oder erkennen die bereits geleistete Unterschrift als Ihre an. Anschließend wird der Beglaubigungsvermerk angebracht.

Der Beglaubigungsvermerk enthält:

• die Bestätigung, dass die Unterschrift echt ist
• die genaue Bezeichnung derjenigen Person, deren Unterschrift beglaubigt wird
• die Angabe, ob sich der für die Beglaubigung zuständige Bedienstete Gewissheit über diese Person verschafft hat und ob die Unterschrift in ihrer Gegenwart vollzogen oder anerkannt worden ist
• bei Beglaubigung durch eine Behörde: Hinweis, dass die Beglaubigung nur zur Vorlage bei der angegebenen Behörde oder Stelle bestimmt ist
• Ort und Tag der Beglaubigung
• bei Beglaubigung durch eine Behörde: Unterschrift des für die Beglaubigung zuständigen Bediensteten
• bei Beglaubigung durch einen Notar: Unterschrift des Notars
• Dienstsiegel

Zur Aufbewahrung bei Gericht

Besonderheiten gelten bei der Beglaubigung der Zeichnung einer Namensunterschrift durch den Notar, die zur Aufbewahrung beim Gericht bestimmt ist (zum Beispiel im Rahmen der Eintragung in das Handelsregister): Hier muss die Unterschrift in Gegenwart des Notars geleistet werden. Dies soll in dem Beglaubigungsvermerk festgehalten werden.

Erforderliche Unterlagen

• Personalausweis oder Reisepass
• Schriftstück, auf dem die Unterschrift geleistet werden soll oder auf dem die Unterschrift bereits geleistet wurde

Frist/Dauer

keine

Kosten

• Beglaubigung durch eine Behörde: EUR 10,00 (für die zweite und jede weitere Beglaubigung ist eine Ermäßigung bis auf die Hälfte möglich)
• Beglaubigung durch einen Notar: 0,2-facher Betrag der sogenannten vollen Gebühr (abhängig vom Gegenstandswert) – mindestens EUR 20,00, höchstens EUR 70,00

Rechtsgrundlage

• § 40 Beurkundungsgesetz (BeurkG) – Beglaubigung einer Unterschrift
• § 41 BeurkG – Beglaubigung der Zeichnung einer Namensunterschrift
• § 129 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) – Öffentliche Beglaubigung
• Gesetz über Kosten der freiwilligen Gerichtsbarkeit für Gerichte und Notare (Gerichts- und Notarkostengesetz – GNotKG), Anlage 1 (zu § 3 Abs. 2) Kostenverzeichnis, Nr. 25100 ff. Beglaubigungen und sonstige Zeugnisse
• § 34 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) – Beglaubigung von Unterschriften
• § 1 Verordnung über die zu Beglaubigungen befugten Behörden (BeglV) - Zu Beglaubigungen befugte Behörden
• Zehntes Sächsisches Kostenverzeichnis (SächsKVZ)

Freigabevermerk

Sächsische Staatskanzlei, Redaktion Amt24. 04.09.2023