Endbeglaubigung von Urkunden zur Verwendung im Ausland (Legalisation)

• Allgemeine Informationen
• Zuständige Stelle
• Voraussetzungen
• Verfahrensablauf
• Erforderliche Unterlagen
• Frist/Dauer
• Kosten
• Rechtsgrundlage
• Freigabevermerk

Allgemeine Informationen

Beantragung einer Endbeglaubigung zum Zwecke der Legalisation für eine deutsche Urkunde zur Vorlage im Ausland

Bei einer Tätigkeit oder einem längeren Aufenthalt im Ausland gibt es wiederholt unterschiedliche Anlässe, die die Vorlage geschäftlicher, wie auch privater Dokumente des Heimatlandes erforderlich machen. Voraussetzung für deren Anerkennung ist der Nachweis der Echtheit des Dokumentes entsprechend den geltenden rechtlichen Vorschriften.

Dazu ist in vielen Ländern eine Legalisation der Unterlagen durch die Landesvertretung des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, notwendig. Oft wird eine vorherige Endbeglaubigung des Dokumentes durch ein dafür zuständiges Amt des Heimatlandes verlangt. In Deutschland nimmt seit 01.01.2023 das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten Endbeglaubigungen vor (zuvor: Bundesverwaltungsamt).

Achtung! Ohne Vorbeglaubigung kann das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten Urkunden nicht endbeglaubigen. Nur Ursprungserzeugnisse, Handelsrechnungen oder reine Produktbeschreibungen und Packlisten müssen nicht gesondert vorbeglaubigt werden, wenn ihr Inhalt von einer IHK gesichtet und bestätigt wurde.

Vorbeglaubigung, Endbeglaubigung und Legalisation

• Für Privatpersonen erfolgt eine Vorbeglaubigung durch das Landgericht oder die zuständige Landesbehörde (siehe –> Weiterführende Informationen), in besonderen Fällen durch die zuständige Bundesbehörde.
• Verträge, Firmenerklärungen und andere geschäftliche Urkunden sind notariell und anschließend durch das zuständige Landgericht vorzubeglaubigen.

Ist die Vorbeglaubigung durch die jeweils zuständige Stelle erfolgt (erster Schritt), werden die Urkunden im zweiten Schritt vom Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten im Auftrag des Auswärtigen Amtes endbeglaubigt. Die Urkunden können dann der ausländischen Auslandsvertretung zur Schlussbearbeitung (Legalisation) vorgelegt werden (dritter Schritt).

Bestimmungsland bezeichnen

Geben Sie das genaue Land an, in dem die Urkunde vorgelegt werden soll, zum Beispiel Arabische Republik Syrien, Volksrepublik China, Königreich Saudi-Arabien und so weiter.

Für folgende Staaten beziehungsweise ihre Vertretungen ist eine Endbeglaubigung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten erforderlich:

• Königreich Bahrein
• Volksrepublik Bangladesh
• Union Myanmar (Birma)
• Volksrepublik China
• Republik Irak
• Islamische Republik Iran (außer Hochschulzeugnisse)
• Königreich Jordanien
• Königreich Kambodscha
• Staat Katar
• Libanesische Republik (nur Urkunden aus dem Uni- bzw. Hochschulbereich)
• Republik Mali
• Mauretanien
• Königreich Nepal
• Republik Ruanda
• Königreich Saudi-Arabien
• Demokratische Republik Somalia
• Republik Sudan
• Arabische Republik Syrien
• Taipeh-Handelsbüro, Visa-Abteilung (nur Urkunden aus dem Justizbereich)
• Republik Togo

Endbeglaubigung von Verlustanzeigen für Ausweisdokumente

Verlustanzeigen für Ausweispapiere von Personen, deren Identität nicht eindeutig feststeht, können nicht endbeglaubigt werden. Aus diesem Grunde ist neben einer Verlustanzeige bei einer Stadt / Gemeinde bzw. Landespolizei (keine Bundespolizei) eine Aufenthaltsbescheinigung bzw. ein Titel einzureichen, aus der / aus dem hervorgeht, dass bei der Einreise in die Bundesrepublik ein Reisepass vorhanden war / vorgelegt wurde. sollte bei der Ausländerbehörde kein Reisepass erfasst worden sein, ist eine Endbeglaubigung der Verlustanzeige nicht möglich.

Zuständige Stelle

Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten

Voraussetzungen

Vorbeglaubigung für das jeweilige Dokument

Verfahrensablauf

Senden Sie die Dokumente dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten per Post (einfacher Brief oder Einschreiben) oder Boten-/Kurierdienst zu, verwenden Sie das vorgesehene Antragsformular (siehe –> Formulare und weitere Angebote).

• Die Zusendung der endbeglaubigten Dokumente erfolgt mit einem Gebührenbescheid per Nachnahme an Ihre Anschrift in Deutschland. Wohnen Sie im Ausland, benötigt das Bundesamt von Ihnen die Anschrift der bevollmächtigten Person in Deutschland, die die Sendung bezahlt und entgegennimmt.
• Bei persönlichem Erscheinen oder der Entsendung eines Boten können die Dokumente in der Regel noch am selben Tag wieder mitgenommen werden, wenn die Gebühr vor Ort beglichen wird.

Erforderliche Unterlagen

die zu endbeglaubigenden Unterlagen

Frist/Dauer

keine

Kosten

aufwandsabhängig

Rechtsgrundlage

• § 14 Konsulargesetz (KonsG) – Bestätigung der Echtheit inländischer öffentlicher Urkunden

Freigabevermerk

Sächsische Staatskanzlei, Redaktion Amt24 (Quelle: Bundesverwaltungsamt / Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten). 29.12.2022