Suchanfrage zur Familienforschung (Ahnenforschung) an kommunale und staatliche Archive stellen

• Allgemeine Informationen
• Zuständige Stelle
• Voraussetzungen
• Verfahrensablauf
• Erforderliche Unterlagen
• Kosten
• Rechtsgrundlage
• Freigabevermerk

Allgemeine Informationen

Für genealogische oder historische Forschungen, aber zum Beispiel auch für Eigentumsnachweise oder Nachlassfragen bieten das Sächsische Staatsarchiv und die kommunalen Archive in Städten und Landkreisen vielfältiges Quellenmaterial.

Das Archivgut ist nur in seltenen Fällen nach Personennamen erschlossen, daher ist die Suche oft zeitaufwändig. Im Regelfall müssen die Archivbestände persönlich gesichtet werden. Eine intensive Vorbereitung des Archivbesuchs und eine schriftliche Voranfrage empfehlen sich deswegen sehr. Falls aufgrund einer großen geografischen Entfernung eine persönliche Benutzung vor Ort nicht möglich ist, kann auch das Archivpersonal für Sie die Recherche übernehmen.

Familienforschung und Datenschutz

Viele Archivbenutzer* sind Familienforscher (Genealogen) auf der Suche nach Informationen über Familienangehörige. Gegenstand der Familienforschung sind personenbezogene Daten. Deshalb muss bei der Suche in jüngeren Archivbeständen der Datenschutz beachtet werden. Dies betrifft vor allem Unterlagen mit Daten von Personen, deren Todesdatum weniger als zehn Jahre zurückliegt; ist dies nicht bekannt, gilt eine Schutzfrist von 100 Jahren ab Geburt.

Wenn Sie in einem Archivgut suchen wollen, das schutzwürdige persönliche Daten enthält, muss das Archivpersonal die Recherche übernehmen. Richten Sie in diesem Fall eine Suchanfrage an das jeweilige Archiv. Im Einzelfall kann es weitere gesetzliche Regelungen zum Datenschutz geben, die das Archiv beachten muss. Für wissenschaftliche Forschungen können unter bestimmten Voraussetzungen Ausnahmen zugelassen werden.

So finden Sie das richtige Archiv

Das von Ihnen gesuchte Archivgut kann sich in unterschiedlichen Archiven der Städte und Landkreise befinden. Dies hängt in erster Linie vom jeweiligen Ort ab, auf den sich Ihre Suche bezieht – beispielsweise von einem bestimmten Geburtsort, Sterbeort oder Wohnort.

Analog sind beim Sächsischen Staatsarchiv verschiedene Abteilungen zuständig. Dies kann an der historischen Verschiebung von Verwaltungsgrenzen, aber auch an sachlichen Zuständigkeiten liegen (Hauptstaatsarchiv Dresden für oberste staatliche Stellen und Militär, Staatsarchiv Leipzig für Deutsche Zentralstelle für Genealogie, Bergarchiv Freiberg für Montanwesen).

*) Um verständlich zu bleiben, beschränken wir uns auf die verallgemeinernden Personenbezeichnungen, sie beziehen sich immer auf jedes Geschlecht – die Redaktion

Zuständige Stelle

das Archiv, in dem das gesuchte Archivgut lagert

Voraussetzungen

keine

Verfahrensablauf

Bitte richten Sie eine formlose, aussagekräftige Suchanfrage an die zuständige Abteilung des Sächsischen Staatsarchivs beziehungsweise an das betreffende kommunale Archiv. Sie können Ihre Anfrage entweder per Briefpost oder per E-Mail an die Behörde senden. Bitte geben Sie auch bei E-Mails Ihre vollständige Postadresse an.

Nach Eingang Ihrer Anfrage erhalten Sie in der Regel folgende Informationen:

• Erfolgsaussichten der Suche
• Hinweise auf relevante Bestände
• Bereitstellung von Archivalien zu einem bestimmten Termin
• Möglichkeit der Erstellung von Reproduktionen
• wenn möglich, Beratung
• zur weiteren Suche

Hinweis: Bei telefonischen Anfragen können in der Regel nur allgemeine Auskünfte zum Archivgut gegeben werden, also zu welchen Regionen und von welchen Einrichtungen Bestände zur Verfügung stehen und auf welche Zeiträume sie sich beziehen.

Erforderliche Unterlagen

formloses Schreiben

Kosten

Die persönliche Einsichtnahme im Staatsarchiv ist gebührenfrei.

Hinweis: Die Kosten für die Bearbeitung von Anfragen, für die persönliche Benutzung der Archive und Reproduktionen sind in der jeweiligen Gebührenverordnung oder Satzung geregelt. Für das Sächsische Staatsarchiv gilt das Gebührenverzeichnis zur Archivbenutzungsverordnung, für kommunale Archive die konkrete Regelung der betreffenden Stadt oder des Landkreises.

Rechtsgrundlage

• Archivgesetz für den Freistaat Sachsen (SächsArchivG)
• Sächsische Archivbenutzungsverordnung (SächsArchivBenVO)
• Anlage zu § 8 Absatz 2 SächsArchivBenVO – Gebührenverzeichnis
• kommunale Regelungen zur Benutzung der Archive

Freigabevermerk

Sächsisches Staatsarchiv. 27.03.2024