Akteneinsicht in und außerhalb von Verwaltungsverfahren beantragen

• Allgemeine Informationen
• Voraussetzungen
• Verfahrensablauf
• Erforderliche Unterlagen
• Frist/Dauer
• Kosten
• Rechtsgrundlage
• Freigabevermerk

Allgemeine Informationen

Als beteiligte Person an einem Verwaltungsverfahren haben Sie das Recht auf Akteneinsicht. Auch außerhalb eines laufenden Verwaltungsverfahrens können Sie grundsätzlich Akteneinsicht beantragen. 

Die Frage, inwieweit Sie Einsicht in die bei einer Behörde geführten Akten nehmen können, ist besonders dann wichtig, wenn Sie in einem Sie betreffenden Verwaltungsverfahren als Antragstellerin oder Antragsteller beziehungsweise als Beteiligte oder Beteiligter klären wollen, welchen Sachverhalt eine Behörde ihrer Entscheidung zugrunde gelegt hat oder welche rechtlichen Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen.

Eine Akteneinsicht umfasst nicht nur Schriftstücke, sondern auch alle sonstigen ein konkretes Verfahren betreffenden Unterlagen (beispielsweise Pläne, Fotografien, Karten oder andere Datenträger). Akteneinsicht bedeutet jedoch nicht nur bloße Einsichtnahme. Vielmehr kann eine Akteneinsicht gerade bei umfangreichen Akten zu einem Verfahren häufig nur dann sinnvoll erfolgen, wenn der Beteiligten oder dem Beteiligten Gelegenheit gegeben wird, von dem Akteninhalt Abschriften oder Ablichtungen anzufertigen.

Auch außerhalb eines laufenden Verwaltungsverfahrens können Sie Akteneinsicht beantragen. Allerdings entscheidet dann die Akten führende Behörde nach pflichtgemäßem Ermessen über die Gewährung der Akteneinsicht. In der Regel müssen Sie ein berechtigtes Interesse an der Akteneinsicht darlegen.

Hinweis:

• Soweit es um eine Einsicht in Akten geht, die zu einem laufenden Verfahren geführt werden, ist dieses Akteneinsichtsrecht allgemein in § 1 Gesetz zur Regelung des Verwaltungsverfahrens- und des Verwaltungszustellungsrechts für den Freistaat Sachsen (SächsVwVfZG) in Verbindung mit § 29 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) geregelt.
• Neben dieser allgemeinen Regelung gibt es jedoch eine Vielzahl spezieller Regelungen, die das Akteneinsichtsrecht für einzelne Bereiche ganz oder teilweise spezifisch regeln.

Auf diese besonderen Regelungen kann hier aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht näher eingegangen werden.

Im Folgenden wird schwerpunktmäßig die Einsicht in Akten zu einem laufenden Verfahren dargestellt. Dieser Fall ist in der Verwaltungspraxis auch von besonderem Interesse.

Ansprechstelle

die Behörde, die die Akten zum Verwaltungsverfahren führt

–> Amt24-Behördenwegweiser
(Geben Sie unter Was? z. B. "Landratsamt" und den Ort ein)

Voraussetzungen

Das Akteneinsichtsrecht besteht für die an einem Verwaltungsverfahren Beteiligten.

Beteiligte an einem Verwaltungsverfahren sind vor allem:

• der oder die Antragstellende
• der oder die Antragsgegner/Antragsgegnerin
• der oder die Adressat/Adressatin eines Verwaltungsaktes
• Vertragspartner eines öffentlich-rechtlichen Vertrags

Das Recht auf Akteneinsicht bezieht sich nur auf die das Verfahren betreffenden Akten und dabei auch nur, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung der rechtlichen Interessen des Beteiligten erforderlich ist.

In Verfahren mit gleichförmigen Eingaben oder in Verfahren, bei denen mehr als 50 Personen im gleichen Interesse beteiligt sind, hat nur deren Vertreter ein Recht auf Akteneinsicht, sofern eine Vertretung stattfindet.

Hinweis: Im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens umfasst das Akteneinsichtsrecht bis zum Abschluss des Verwaltungsverfahrens nicht Entwürfe zu Entscheidungen sowie die Arbeiten zu ihrer unmittelbaren Vorbereitung.

Einschränkungen

Die Behörde ist nicht zur Gestattung der Akteneinsicht verpflichtet, soweit

• die Akteneinsicht die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben der Behörde beeinträchtigt,
• das Bekanntwerden des Inhalts der Akten dem Wohle des Bundes oder eines Landes Nachteile bereiten würde oder
• Vorgänge wegen gesetzlicher Regelungen oder wegen der berechtigten Interessen der Beteiligten oder dritter Personen geheim gehalten werden müssen.

Achtung! Eine Geheimhaltung wegen gesetzlicher Regelungen oder wegen berechtigter Interessen eines Dritten ergibt sich insbesondere aus dem

• Steuergeheimnis,
• dem Sozialgeheimnis,
• dem Datenschutz sowie daraus, dass
• Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu schützen sind.

Ebenso unterliegt die Privat- und Intimsphäre von privaten Personen der Geheimhaltung. Hierzu zählen in der Regel beispielsweise Angaben zu Einkommens- und Vermögensverhältnissen, familiären Verhältnissen oder zu ärztlichen Gutachten.

Verfahrensablauf

• Die Akteneinsicht muss grundsätzlich persönlich bei der Akten führenden Behörde erfolgen.
• Der Antrag ist formlos und fristlos möglich.

• Die Behörde kann bestimmen, dass Akteneinsicht nur bei Anwesenheit eines beaufsichtigenden Vertreters der Behörde gewährt wird.

Insgesamt kann die Behörde über die Art und Weise der Akteneinsicht (insbesondere über den Zeitpunkt der Akteneinsicht) nach pflichtgemäßem Ermessen bestimmen. Allerdings muss die Akteneinsicht unter zumutbaren Bedingungen gewährt werden.

Ein Anspruch auf Akteneinsicht ohne Anwesenheit einer Aufsichtsperson besteht nicht.

Akteneinsicht an einem anderen Ort

Die Behörde kann im Einzelfall eine Akteneinsicht an einem anderen Ort gestatten (etwa wenn Sie in größerer Entfernung zum Sitz der Akten führenden Behörde wohnen). Dann können die Akten auf Ihren Antrag hin an eine andere Behörde versandt werden und die Akteneinsicht dort erfolgen. Gegebenenfalls kann die Akteneinsicht auch bei einer diplomatischen oder berufskonsularischen Vertretung der Bundesrepublik Deutschland im Ausland erfolgen.

Akteneinsicht durch eine anwaltliche Vertretung

Wenn Sie eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt hinsichtlich dieses Verfahrens beauftragt und bevollmächtigt haben, erfolgt die Akteneinsicht in der Regel ebenfalls bei der Behörde. Allerdings kann die Behörde ausnahmsweise bestimmen, dass der anwaltlichen Vertretung auch die Mitnahme der Akten in die Kanzlei gestattet wird oder die Übersendung der Akten dorthin erfolgt. Ein Anspruch auf Überlassung der Akten besteht jedoch nicht.

Erforderliche Unterlagen

Wenn Sie als Beteiligte oder Beteiligter Einsicht in die Akten zu einem laufenden Verfahren beantragen, müssen Sie in der Regel keine weiteren Unterlagen vorlegen, da Sie der Behörde als Verfahrensbeteiligte oder Verfahrensbeteiligter bekannt sind. Allerdings kann es im Einzelfall erforderlich sein, darzulegen, inwieweit die begehrte Akteneinsicht zur Geltendmachung oder Verteidigung der rechtlichen Interessen erforderlich ist.

Möchten Sie außerhalb eines laufenden Verwaltungsverfahrens Akteneinsicht nehmen, müssen Sie in der Regel ein berechtigtes Interesse gegenüber der Akten führenden Behörde durch entsprechende Unterlagen nachweisen.

Frist/Dauer

keine

Kosten

• Akteneinsicht: gegebenenfalls nach den Vorschriften des Sächsischen Kostenverzeichnisses (SächsKVZ) oder nach besonderen Vorschriften
• gegebenenfalls zusätzlich Kosten für Ausfertigungen, Ablichtungen oder Abschriften, auch in elektronischer Form

Rechtsgrundlage

• § 1 Gesetz zur Regelung des Verwaltungsverfahrens- und des Verwaltungszustellungsrechts für den Freistaat Sachsen (SächsVwVfZG) in Verbindung mit § 29 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) – Akteneinsicht durch Beteiligte
• Sächsisches Kostenverzeichnis (SächsKVZ)

Freigabevermerk

Sächsische Staatskanzlei, Redaktion Amt24. 16.08.2023