Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) abrufen

• Allgemeine Informationen
• Zuständige Stelle
• Voraussetzungen
• Verfahrensablauf
• Frist/Dauer
• Kosten
• Rechtsgrundlage
• Freigabevermerk

Allgemeine Informationen

Bildung und Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale zur Ermittlung der Lohnsteuer durch den Arbeitgeber

Lohnsteuerabzugsmerkmale benötigen Sie, um die Steuerbeträge (Lohnsteuer, gegebenenfalls Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer), die Sie für Ihre Arbeitnehmer* vom Arbeitslohn einbehalten und an das Finanzamt abführen müssen, nach den allgemeinen Vorschriften zu berechnen.

Dafür gibt es das elektronische Verfahren der "Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale" (ELStAM) mit einer Datenbank der Finanzverwaltung, in der diese Daten hinterlegt und Ihnen als Arbeitgeber zum elektronischen Abruf bereitgestellt sind.

Sie als Arbeitgeber, beziehungsweise die von Ihnen mit dem Lohnsteuerabzug Beauftragten (zum Beispiel Steuerkanzlei), müssen Ihre Arbeitnehmer im ELStAM-Verfahren anmelden und regelmäßig deren ELStAM abrufen.

Die abgerufenen ELStAM haben Sie gemäß der zeitlichen Gültigkeitsangabe für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs Ihrer Arbeitnehmer anzuwenden, bis

• die Finanzverwaltung geänderte ELStAM zum Abruf bereitstellt oder
• Sie der Finanzverwaltung die Beendigung des Arbeits- / Dienstverhältnisses mitteilen. Diese Mitteilung müssen Sie unverzüglich und auf elektronischem Weg nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz machen (Abmeldung des Arbeitnehmers / der Arbeitnehmerin).

An die ELStAM sind Sie als Arbeitgeber gebunden. Sollten die Angaben unzutreffend sein, ist es Sache der Arbeitnehmer, mit dem Finanzamt in Kontakt zu treten. Nur auf deren Antrag hin können die ELStAM vom oder über das Finanzamt geändert werden.

*) Um verständlich zu bleiben, müssen wir uns an einigen Stellen auf die gesetzlich vorgegebenen Personenbezeichnungen beschränken, sie beziehen sich immer auf jedes Geschlecht – die Redaktion

Pauschalierung der Lohnsteuer

Unter bestimmten Voraussetzungen (zum Beispiel bei Aushilfen oder Teilzeitkräften) können Sie für einzelne Arbeitnehmer auf den Abruf der ELStAM verzichten. Die Steuerbeträge berechnen sich dann – statt nach den persönlichen Besteuerungsmerkmalen der Arbeitnehmer – nach einem vorgeschriebenen (Pausch-)Steuersatz. In diesem Fall sind die Steuerbeträge aber – anstatt sie vom Arbeitslohn einzubehalten – zusätzlich zum Arbeitslohn von Ihnen zu übernehmen. Ob Sie die Pauschsteuern auf den Arbeitnehmer abwälzen können, hängt insbesondere von den Regelungen im Arbeitsvertrag ab.

Zuständige Stelle

Finanzamt

Voraussetzungen

Registrierung / ELSTER-Zertifikat

Der Zugriff auf die ELStAM-Datenbank erfolgt elektronisch. Dabei müssen Sie sich als Arbeitgeber gegenüber der Finanzverwaltung ausweisen (authentifizieren).

Das für die Authentifizierung erforderliche ELSTER-Zertifikat wird bei der Registrierung unter "ELSTER: Ihr Online-Finanzamt" (www.elster.de) kostenfrei ausgestellt. Arbeitgebern wird empfohlen, eine Registrierung für ein nicht-persönliches Zertifikat (Organisationszertifikat) durchzuführen.

Sollten Sie Ihre Lohnbuchhaltung von einem Vertreter der steuerberatenden Berufe oder einem Dienstleister erledigen und die Daten von diesem direkt übermitteln lassen, benötigen Sie keine eigene Registrierung. Hierfür ist es ausreichend, wenn sich der Dritte registriert, da dieser als Datenübermittler fungiert.

Software

Für die Teilnahme am ELStAM-Verfahren benötigen Sie eine geeignete Software.

Daten für den ELStAM-Abruf

Für den Abruf der ELStAM müssen Sie gegenüber der Finanzverwaltung im elektronischen Verfahren folgende "Schlüssel-Informationen" des einzelnen Arbeitnehmers angeben:

• steuerliche Identifikationsnummer und Geburtsdatum
• Auskunft darüber, ob es sich um das Hauptarbeitsverhältnis oder ein weiteres Arbeits- / Dienstverhältnis (Nebenarbeitsverhältnis) handelt
• bei einem Nebenarbeitsverhältnis außerdem: ob und in welcher Höhe ein dafür festgestellter Freibetrag abgerufen werden soll

Arbeitnehmer sind verpflichtet, ihrem Arbeitgeber diese Angaben bei Eintritt in das Arbeits- / Dienstverhältnis zum Zwecke des ELStAM-Abrufs zu machen.

Verfahrensablauf

• Alle Arbeitnehmer, deren Arbeitslöhne nicht pauschal lohnversteuert werden sollen, müssen Sie bei der Finanzverwaltung per Datenfernübertragung einmalig über die von Ihnen verwendete Software anmelden.
• In bestimmten Fällen, in denen der elektronische Arbeitgeberabruf gesperrt ist, können Sie den Arbeitnehmer nicht anmelden; grundsätzlich ist in diesen Fällen die Steuerklasse VI anzuwenden.
• Für die von Ihnen angemeldeten Arbeitnehmer bekommen Sie die ELStAM zum Abruf bereitgestellt. Über die von Ihnen verwendete Software rufen Sie diese ab. Die ELStAM müssen in das Lohnkonto für den Arbeitnehmer übernommen und ab dem Gültigkeitszeitpunkt angewendet werden.
• Haben sich die ELStAM einzelner Arbeitnehmer geändert (zum Beispiel ein erstmaliger oder höherer Freibetrag), werden Ihnen diese in Form von Änderungslisten von der Finanzverwaltung bereitgestellt. Die bereitgestellten Änderungslisten müssen Sie grundsätzlich monatlich abfragen und abrufen.
• Da in der Vielzahl der Fälle monatlich keine Änderungen der ELStAM eintreten, bietet die Finanzverwaltung einen Benachrichtigungsservice an, der per E-Mail über die Bereitstellung von Änderungslisten informiert. Sie können den Benachrichtigungsservice unter "Mein ELSTER" (Online-Finanzamt www.elster.de) einrichten.
• Nach dem Tod eines Arbeitnehmers wird ein Abruf der ELStAM automatisch allgemein gesperrt. Bei Lohnzahlungen an Erben oder Hinterbliebene sind diese von Ihnen als Arbeitnehmer anzumelden, damit die Finanzverwaltung ELStAM bilden und zum Abruf bereitstellen kann.

Frist/Dauer

keine

Kosten

keine

Hinweis: Für Dienstleistungen und Software von Fremdanbietern müssen Sie gegebenenfalls mit zusätzlichen Kosten rechnen.

Rechtsgrundlage

• § 39e Einkommensteuergesetz (EStG) – Verfahren zur Bildung und Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale
• § 40a (EStG) – Pauschalierung der Lohnsteuer

Freigabevermerk

Sächsisches Staatsministerium der Finanzen. 12.01.2024