Vorbeglaubigung von Urkunden zum Zwecke der Legalisation für die Verwendung im Ausland

• Allgemeine Informationen
• Zuständige Stelle
• Voraussetzungen
• Verfahrensablauf
• Erforderliche Unterlagen
• Kosten
• Rechtsgrundlage
• Freigabevermerk

Allgemeine Informationen

Erteilung der Vorbeglaubigung über Urkunden von Verwaltungsbehörden im Freistaat Sachsen durch die Landesdirektion Sachsen zum Zwecke der Legalisation für den Rechtsverkehr mit dem Ausland

Um eine deutsche öffentliche Urkunde legalisieren zu lassen, bedarf es im ersten Schritt einer Vorbeglaubigung (im Folgenden: Beglaubigung). Vorbeglaubigungen von Geburtsurkunden, Zeugnisse, Ledigkeits- und Meldebescheinigungen und allen anderen Urkunden, die von Verwaltungsbehörden im Freistaat Sachsen ausgestellt wurden, erteilt die Landesdirektion Sachsen.

Die Vorbeglaubigung bestätigt die Echtheit der Unterschrift und des Siegels des Ausstellers* einer deutschen öffentlichen Urkunde, sowie in der Regel die Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat.

Endbeglaubigung

Ist die Vorbeglaubigung erfolgt (erster Schritt), werden die Urkunden im zweiten Schritt vom Bundesverwaltungsamt im Auftrag des Auswärtigen Amtes endbeglaubigt. Die Urkunden können dann in der ausländischen Auslandsvertretung zur Schlussbearbeitung (Legalisation) vorgelegt werden (dritter Schritt). Ist keine Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt erforderlich, erfolgt bereits im zweiten Schritt die Legalisation durch die Auslandsvertretung des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll.

Hinweis: Wird in einem ausländischen Staat als Echtheitsnachweis Ihrer Urkunden die Apostille anerkannt, benötigen Sie nur diese Form der Beglaubigung und die aufwändige Legalisierung mit Vor- und Endbeglaubigung entfällt.

Achtung! Mit der Vorbeglaubigung der Urkunde muss die Echtheit der Unterschrift der ausstellenden Person bestätigt werden, ansonsten ist keine Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt möglich.

*) Um verständlich zu bleiben, beschränken wir uns auf die verallgemeinernden Personenbezeichnungen, sie beziehen sich immer auf jedes Geschlecht – die Redaktion

Zuständige Stelle

Dienststellen der Landesdirektion Sachsen

Voraussetzungen

Öffentliche Urkunden, die im Freistaat Sachsen ausgestellt wurden – das können insbesondere sein:

• Personenstandsurkunden (z. B. Geburts-, Ehe- und Sterbeurkunde, Ehefähigkeitszeugnis, Bescheinigung über eine Namensänderung)
• Bescheinigungen der Gemeinde- oder Stadtverwaltungen, Landratsämter (z. B. Aufenthaltsbescheinigung, Meldebescheinigung, Einbürgerungszusicherung, Adoptionsbefürwortungen, Sozialberichte der Jugendämter)
• Beglaubigungsvermerke auf Ablichtungen aus Archiven
• Bescheinigungen der Gesundheits- und Veterinärämter
• Bescheinigungen der Sächsischen Architektenkammer oder Ärztekammer
• Bescheinigungen der Finanzämter
• Prüfungszeugnisse der Industrie- und Handelskammer
• durch das Landesamt für Schule und Bildung vorbeglaubigte Schulzeugnisse - und urkunden
• Hochschulzeugnisse und -urkunden

Verfahrensablauf

Wenden Sie sich zunächst an die Botschaft oder das Konsulat des betreffenden Staates in Deutschland, um zu erfahren, ob Ihre Urkunde überhaupt legalisiert werden muss und welche Voraussetzungen gegebenenfalls für das konkrete Legalisationsverfahren erfüllt sein müssen.

Vorbeglaubigung

persönliche Vorsprache (empfohlen)

• Suchen Sie die zuständige Stelle auf.
• Legen Sie Ihre Urkunden im Original vor.
• Halten Sie ein Personaldokument bereit, damit Sie sich bei Bedarf ausweisen können.

Postweg

• Formulieren Sie ein Antragsschreiben.
• Senden Sie Ihren Antrag mit den Urkunden im Original an die zuständige Stelle.

Hinweis: Geben Sie immer das Land an, in dem die Urkunde vorgelegt werden soll.

Erforderliche Unterlagen

• Urkunden im Original
• gegebenenfalls formloser schriftlicher Antrag

Kosten

• EUR 15,00 je Urkunde

Die Gebühr ist bei persönlicher Vorsprache bar zu entrichten; beantragen Sie die Beglaubigung schriftlich, erhalten Sie die beglaubigten Urkunden mit Rechnung per Nachnahme zurück.

Rechtsgrundlage

• § 33 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) – Beglaubigung von Urkunden
• Gesetz über Kosten in Angelegenheiten der Justizverwaltung (Justizverwaltungskostengesetz - JVKostG) Kostenverzeichnis - Anlage (zu § 4 Absatz 1) Kostenverzeichnis, Nr. 1310
• Verordnung der Sächsischen Staatsregierung über die Zuständigkeiten für die Erteilung von Apostillen und die Beglaubigung öffentlicher Urkunden im internationalen Rechtsverkehr (Sächsische Apostillen-Zuständigkeitsverordnung, SächsApostZuVO)
• Gemeinsame Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern und des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz über die Beglaubigung und Legalisation deutscher Urkunden und die Erteilung von Apostillen und Bestätigungen (VwV Legalisation)
• Sächsisches Kostenverzeichnis (SächsKVZ)

Freigabevermerk

Sächsisches Staatsministerium der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung. 30.10.2023