Verein als Arbeitgeber
Lohnsteuer und Sozialabgaben bei Beschäftigung von Arbeitnehmern im Verein
Vereine, die Arbeitnehmer* beschäftigen und somit Arbeitgeber sind, unterliegen als solche den allgemeinen Bestimmungen des Lohnsteuerrechts (Lohnsteuerabzug) und der Sozialversicherung.
*) Um verständlich zu bleiben, müssen wir uns an einigen Stellen auf die gesetzlich vorgegebenen Personenbezeichnungen beschränken, sie beziehen sich immer auf jedes Geschlecht – die Redaktion
Arbeitnehmer im Verein
Arbeitnehmer des Vereins sind alle Personen, die zu dem Verein in einem Dienstverhältnis stehen und daraus Arbeitslohn beziehen.
Maßgebend für die Einstufung als Arbeitnehmer sind die Vertragsgestaltung und die tatsächliche Durchführung des Vertragsverhältnisses. Die Bezeichnung des Vertrages oder der Zahlungen sind grundsätzlich nicht entscheidend.
Ein Dienstverhältnis liegt vor, wenn die oder der Beschäftigte dem Verein die Arbeitskraft schuldet, in den geschäftlichen Organismus eingegliedert ist und somit den ihm gegebenen geschäftlichen Weisungen über Art, Ort und Zeit der Beschäftigung folgen muss. Das Gewähren von Urlaub und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall sprechen für eine nicht selbstständige Tätigkeit (nichtselbständige Arbeit nach § 19 Einkommensteuergesetz – EStG).
- Einkommensteuergesetz (EStG)
www.gesetze-im-internet.de
Auf die Dauer der Beschäftigung kommt es grundsätzlich nicht an. Auch Personen, die nur eine Aushilfs- oder Nebentätigkeit ausüben, können deshalb Arbeitnehmer sein. Bei einer Beschäftigung von durchschnittlich mehr als sechs Stunden wöchentlich für den Verein wird grundsätzlich von einer nicht selbstständigen Tätigkeit ausgegangen. Die beschäftigte Person wird steuerlich als Arbeitnehmer angesehen, die Vergütungen unterliegen dem Lohnsteuerabzug.
Selbstständige im Verein
Eine selbstständige Tätigkeit liegt in der Regel vor, wenn die oder der Beschäftigte selbst entscheiden kann über:
- Ort der Tätigkeit
- Art der Tätigkeit
- Zeit der Tätigkeit
Zudem schulden Selbstständige dem Verein nicht die Arbeitskraft, sondern einen Arbeitserfolg.
Vergütungen, die an selbstständig Tätige gezahlt werden, unterliegen nicht der Lohnsteuer. Diese Zahlungen – sowie die mit der Tätigkeit im Zusammenhang stehenden Aufwendungen – sind von Selbstständigen in der Einkommensteuererklärung anzugeben.
Hilfeleistungen von Vereinsmitgliedern / Ehrenamt
Vereinsmitglieder, deren Tätigkeit bei besonderen Anlässen eine bloße Gefälligkeit oder gelegentliche Hilfeleistung darstellt, die aufgrund der persönlichen Verbundenheit und nicht zu Erwerbszwecken erbracht wird, sind insoweit keine Arbeitnehmer.
Das ist zum Beispiel der Fall, wenn sich Vereinsmitglieder bei einer Vereinsfeier für bestimmte Arbeiten zur Verfügung stellen oder bei sportlichen Veranstaltungen als Helfer einspringen und dafür eine Vergütung erhalten, die nicht mehr als eine Abgeltung entstandener Aufwendungen darstellt.
In gleicher Weise begründet die unentgeltliche Ausführung eines Ehrenamtes (zum Beispiel als Vereinsvorsitzender) kein Dienstverhältnis im steuerlichen Sinne, wenn der oder dem ehrenamtlich Tätigen nur die tatsächlich entstandenen steuerlich abziehbaren Kosten – wie beispielsweise Reisekosten, Porto und Telefongebühren – ersetzt werden. Ehrenamtliche erzielen mit Aufwandsentschädigungen grundsätzlich keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn, da es an einer sogenannten Überschusserzielungsabsicht fehlt.
Überschuss entsteht dann, wenn die Einnahmen größer sind als die abziehbaren tatsächlichen Aufwendungen. Ehrenamtliche können einen Überschuss von bis zu EUR 256,00 im Kalenderjahr erzielen, ohne dass ein steuerpflichtiger Arbeitslohn vorliegt. Wird diese Freigrenze jedoch überschritten, handelt es sich bei den Vergütungen regelmäßig in voller Höhe um steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Bei einem pauschalen Aufwendungsersatz, der die tatsächlichen Kosten nicht nur unwesentlich übersteigt, handelt es sich dagegen regelmäßig um steuerpflichtige Einnahmen. Davon können aber im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung des ehrenamtlich Tätigen die tatsächlich entstandenen, steuerlich abziehbaren Aufwendungen abgezogen werden.
Der Verein als Arbeitgeber
Einbehaltung, Anmeldung und Abführung von Lohnsteuer
Ist die Tätigkeit für den Verein als nicht selbstständig (Dienstverhältnis) anzusehen und kommt keine Steuerbefreiung der Einnahmen (zum Beispiel Übungsleiterpauschale, Ehrenamtspauschale) in Betracht, hat der Verein als Arbeitgeber die Pflicht, vom Arbeitslohn einzubehalten, beim Finanzamt anzumelden und dorthin abzuführen:
- Lohnsteuer
- gegebenenfalls Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer (Zuschlagsteuern)
In bestimmten Fällen (zum Beispiel bei Minijobs bis zur Geringfügigkeitsgrenze von EUR 538,00 seit 01.01.2024 oder bei kurzfristigen Beschäftigungen) kann der Verein die Lohnsteuer mit einem vorgeschriebenen Steuersatz berechnen (pauschalieren). Der Abruf von elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) darf dann nicht erfolgen.
In diesem Fall sind die Steuerbeträge aber – anstatt sie vom Arbeitslohn einzubehalten – zusätzlich zum Arbeitslohn vom Verein zu übernehmen. Ob der Verein die Pauschsteuern auf den Arbeitnehmer abwälzen kann, hängt insbesondere von den Regelungen im Arbeitsvertrag ab.
Lohnkonto und Lohnsteuerbescheinigung
Der Verein muss für jeden Arbeitnehmer für das jeweilige Kalenderjahr ein Lohnkonto führen. Darin sind zum Beispiel die Art und Höhe des Arbeitslohns, steuerfreie Bezüge und die persönlichen Besteuerungsmerkmale des Arbeitnehmers laut den abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) aufzuzeichnen.
Das Lohnkonto ist am Ende des Kalenderjahres oder bei unterjähriger Beendigung des Dienstverhältnisses abzuschließen.
Aufgrund der Eintragungen im Lohnkonto muss der Verein der Finanzverwaltung grundsätzlich für jeden Arbeitnehmer spätestens bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung übermitteln. Dies gilt nicht für Arbeitnehmer, für die er Lohnsteuer ausschließlich pauschal erhebt (Pauschalierung der Lohnsteuer); hierfür ist keine Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen. Die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung hat durch Datenfernübertragung über die amtlich bestimmte Schnittstelle authentifiziert zu erfolgen. Dem Arbeitnehmer ist ein nach amtlichem Muster gefertigter Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen.
Hinweis: Ausführliche Erläuterungen und weitere Informationen zur elektronischen Datenübermittlung an die Finanzverwaltung erhalten Sie unter "ELSTER: Ihr Online-Finanzamt".
Anrufungsauskunft
Im Rahmen einer sogenannten Anrufungsauskunft können sich sowohl die Arbeitnehmer als auch der Verein als Arbeitgeber mit einer Anfrage an das zuständige Finanzamt wenden. Das Finanzamt wird zu dem dargelegten Sachverhalt Auskunft über die lohnsteuerliche Behandlung erteilen.
Zuständig ist das Finanzamt, an das auch die Lohnsteuer abgeführt wird.
Der Verein haftet für nicht oder nicht vorschriftsmäßig einbehaltene Lohnsteuer. In Zweifelsfällen ist es daher ratsam, sich an das Finanzamt zu wenden.
Prüfung durch das Finanzamt
Das Finanzamt überwacht die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer durch eine Prüfung (Außenprüfung) der Arbeitgeber, die in gewissen Zeitabständen stattfindet. Solchen Prüfungen unterliegen auch Vereine. Sie sind daher verpflichtet, den mit der Nachprüfung beauftragten Bediensteten des Finanzamtes
- das Betreten der Geschäftsräume zu den üblichen Geschäftszeiten zu gewähren,
- Einsicht in die Lohnkonten und Lohnbücher zu gewähren und
- Einsicht in die übrigen Geschäftsunterlagen zu gewähren.
Sozialversicherungspflicht
Für Ihre Mitarbeiter müssen Sie neben der Lohnsteuer auch Sozialversicherungsbeiträge abführen. Im Zusammenhang damit bestehen gesetzliche Meldepflichten.
Freigabevermerk
Sächsisches Staatsministerium der Finanzen. 12.01.2024